Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Aydınlatma Metni
FKS İnsan Kaynakları Hizmetleri Anonim Şirketi (bundan sonra “foxhr Türkiye” olarak anılacaktır) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (bundan sonra “KVKK” olarak anılacaktır) uyarınca, kişisel verilerinizin güvenliğine büyük önem veriyoruz. Bu metin, web sitemiz ve hizmetlerimiz aracılığıyla toplanan kişisel verilerin işlenme amaçlarını, hukuki nedenlerini ve haklarınızı açıklamaktadır.
1. Veri Sorumlusu
KVKK kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla foxhr Türkiye tarafından aşağıda açıklanan çerçevede işlenmektedir.
2. İşlenen Kişisel Veriler
Web sitemizi ziyaret ettiğinizde veya bizimle iletişime geçtiğinizde aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilir:
• Ad, soyad
• Telefon numarası
• E-posta adresi
• Firma adı ve pozisyon
• IP adresi ve dijital kullanım verileri (çerezler yoluyla)
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Toplanan kişisel verileriniz, aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
• Hizmetlerimiz hakkında bilgi vermek ve talebinize yanıt vermek
• Müşteri ilişkilerini yönetmek
• Tanıtım, bilgilendirme ve pazarlama faaliyetlerinde bulunmak (onay vermeniz halinde)
• Web sitesi trafiğini analiz etmek ve kullanıcı deneyimini geliştirmek
• Yasal yükümlülükleri yerine getirmek
4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepler
Kişisel verileriniz, foxhr Türkiye ile aranızdaki ilişkinin niteliğine göre; web sitemiz, çevrimiçi değerlendirme merkezi platformlarımız, mobil uygulamalarımız, dijital envanter/test arayüzlerimiz, e-posta, telefon ve fiziki ortamlar aracılığıyla elektronik ve fiziki yöntemlerle toplanmaktadır. Toplanan kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere ve veri işleme amaçlarına dayalı olarak işlenmektedir:
a) Sözleşmenin Kurulması/İfası (KVKK m.5/2-c):
• Değerlendirme merkezi/gelişim merkezi uygulamaların planlaması ve süreçlerin yönetilmesi.
• Kişilik envanterleri, yetenek testleri ve simülasyon araçlarının uygulanması ve raporlanması.
• Aday/Katılımcı değerlendirme raporlarının oluşturularak hizmet alan kuruma iletilmesi.
• Danışmanlık ve eğitim verilmesi
• Sözleşme imzalanması sonrası tüm iletişim bilgileri
b) Açık Rızanızın Bulunması (KVKK m.5/1):
• Tarafınıza kampanya, bülten ve tanıtım içerikli ticari elektronik ileti gönderilmesi.
• Özel nitelikli kişisel veri kategorisine girebilecek verilerin işlenmesi süreçleri.
c) Meşru Menfaat (KVKK m.5/2-f):
• Web sitesi ve test platformlarının siber güvenliğinin sağlanması.
• Ölçme ve değerlendirme araçlarının (test ve envanterlerin) geçerlilik ve güvenilirlik (validasyon) analizlerinin yapılması, norm çalışmalarının güncellenmesi.
• Hizmet kalitesinin artırılmasına yönelik analitik çalışmalar ve müşteri ilişkileri yönetimi.
d) Hukuki Yükümlülük (KVKK m.5/2-ç):
• Vergi mevzuatı gereği saklanan belgeler
• Ticaret Kanunu kapsamındaki kayıtlar
• İşlenen verilerin log kayıtlarının 5651 sayılı Kanun gereğince tutulması.
• Açık rızanızın bulunması (KVKK m.5/1)
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (KVKK m.5/2-c)
• Veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlenmesinin zorunlu olması (KVKK m.5/2-f)
5. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve aşağıdaki kişi veya kuruluşlara aktarılabilir:
a) Yurt İçi Veri Aktarımları
Kişisel verileriniz, yurt içinde aşağıdaki kişi ve kuruluşlara aktarılabilmektedir:
• Hizmet Alan Müşteri Kurumlar:
Aktarım Amacı: Alınan hizmetin(değerlendirme merkezi uygulaması, psikometrik araçlar vb.) raporları hizmeti talep eden kurumla paylaşılması.
• Teknoloji ve Altyapı Tedarikçileri:
Aktarım Amacı: Uygulama ve envanter sistemlerinin barındırılması, veritabanı yönetimi, teknik sorunların giderilmesi ve sistemsel iyileştirmelerin yapılması.
• İletişim Hizmeti Sağlayıcıları:
Aktarım Amacı: Uygulama davetleri, şifre hatırlatmaları ve bilgilendirme süreçleri için e-posta ve SMS gönderim altyapısının sağlanması
• Resmi Kurum ve Kuruluşları:
Aktarım Amacı: Yasal yükümlülüklerimiz kapsamında talep edilen bilgilerin resmi kurum ve kuruluşlar, yargı mercileri ve ilgili mevzuat uyarınca yetkili kılınan diğer kamu tüzel kişilere aktarılması
• Hukuk ve Mali Danışmanlar:
Aktarım Amacı: Şirketimizin hukuki güvenliğinin sağlanması, uyuşmazlıkların çözümü ve mali denetim süreçlerinin yürütülmesi.
b) Yurt Dışı Veri Aktarımları (KVKK m.9)
Şirketimiz, küresel standartlarda teknoloji hizmeti sunabilmek, yüksek veri güvenliği sağlamak ve iş sürekliliğini korumak amacıyla bazı hizmet sağlayıcılarının sunucularını veya altyapılarını kullanmaktadır. Yurt dışına veri aktarımı; ilgili kişinin açık rızasının bulunması veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen Standart Sözleşmelerin imzalanması suretiyle "Uygun Güvencelerin Sağlanması" yöntemleriyle gerçekleştirilmektedir.
• Bulut Bilişim ve Veri Depolama Hizmet Sağlayıcıları:
Aktarım Amacı: Platform verilerinin yüksek güvenlikli global veri merkezlerinde yedeklenmesi, felaket kurtarma (disaster recovery) senaryolarının işletilmesi ve global CDN (İçerik Dağıtım Ağı) hizmetleri ile erişim hızının artırılması.
• Video Konferans ve Mülakat Altyapıları:
Aktarım Amacı: Video konferans sistemlerinin kesintisiz sunulması.
• Analitik ve Güvenlik Araçları:
Aktarım Amacı: Web sitesi ve platform trafiğinin güvenliğinin sağlanması, siber saldırıların önlenmesi ve anonimleştirilmiş kullanım istatistiklerinin oluşturulması.
Yurt dışı veri aktarımlarımız, KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen güvenlik koşulları ve tedbirler çerçevesinde icra edilmektedir. Bu kapsamda, kişisel verilerinizin aktarıldığı ülkede Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeterli korumanın bulunduğunun ilan edilmiş olması veya yeterli korumanın bulunmaması halinde ilgili ülkedeki veri sorumlusu ile yeterli korumayı içeren yazılı taahhütlerin alınmış olması esastır.
Aktarım işlemleri, uluslararası standart sözleşme hükümleri ve veri işleme anlaşmaları ile güvence altına alınmakta, hizmet sağlayıcılarımızın uluslararası güvenlik sertifikalarına sahip olmaları şart koşulmaktadır. Bunun yanı sıra, şifreleme teknolojileri, erişim kontrol mekanizmaları, güvenlik duvarları ve düzenli güvenlik denetimleri gibi teknik ve idari tedbirler uygulanarak verilerinizin güvenliği sağlanmaktadır. Gerekli görülen hallerde, yurt dışı veri aktarımına ilişkin açık rızanız da ayrıca temin edilmektedir.
6. KVKK Kapsamındaki Haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca kişisel verilerinizle ilgili olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Verilerin işlenme amacını ve bu amaçlara uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
• KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Aktarılan üçüncü kişilere yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme
7. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi Ve İmhası
Kişisel verileriniz, işleme amacının gerekli kıldığı süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen azami süreler dahilinde saklanmaktadır.
İletişim formları ve talep bilgileriniz talebinizin sonuçlandırılmasından itibaren bir yıl, sözleşmeye dayalı olarak toplanan kişisel verileriniz Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'nun öngördüğü on yıllık saklama süresine tabi olmaktadır. Pazarlama ve tanıtım faaliyetleri kapsamında açık rızanıza dayalı olarak işlenen verileriniz rızanızı geri alana kadar, web sitesi log kayıtları ve IP adresi bilgileri 5651 sayılı Kanun uyarınca iki yıl süreyle saklanmaktadır. Çerezler aracılığıyla toplanan veriler ise çerez politikamızda belirtilen süreler dahilinde muhafaza edilmektedir.
Saklama süresinin sona ermesi, verinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya talebiniz üzerine, kişisel verileriniz KVKK'nın 7. maddesi uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Veri kategorilerine göre detaylı saklama süreleri ve imha prosedürlerimiz hakkında bilgi almak için Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamızı inceleyebilirsiniz.
8. Başvuru ve İletişim
KVKK kapsamındaki haklarınızı kullanmak için foxhr Türkiye'ye başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurularınızı www.foxhr.com/kvkk-basvuru-formu adresinde yer alan İlgili Kişi Başvuru Formu üzerinden yapabilirsiniz. Başvuru yöntemleri, gerekli belgeler ve süreç hakkında detaylı bilgilere form üzerinden ulaşabilirsiniz.
Başvurunuz en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak yanıtlanacaktır.
KVKK kapsamındaki haklarınızı kullanmak için bizimle aşağıdaki iletişim adresinden yazılı olarak iletişime geçebilirsiniz.
foxhr Türkiye
E-posta: info@foxhr.com.tr